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Controle de comissões: como fechar o mês sem planilha
Comissão é a receita da corretora e, em boa parte do mercado, é controlada em planilha. Funciona até o volume crescer, o número de produtores aumentar e as seguradoras pagarem em datas, valores e formatos diferentes. A partir daí, o fechamento do mês passa a consumir dias, e nem sempre chega a um número confiável.
Por que a planilha quebra
- O valor recebido raramente é igual ao previsto: vem parcial, vem a mais, vem em bloco.
- Estorno e devolução chegam depois, referentes a competências anteriores.
- Antecipação embaralha o que é do mês com o que é do ano.
- Cada produtor tem regra própria, por ramo, e pede o extrato do que recebeu.
- Ninguém sabe qual versão da planilha é a atual.
Etapa 1, Comissão prevista nasce na apólice
O controle começa antes do dinheiro: quando a apólice é emitida, o sistema já sabe o prêmio, as parcelas e o percentual de comissão. Isso gera a comissão prevista por competência. Sem esse passo, você não tem contra o que conferir o recebimento.
Etapa 2, Recebimento conciliado por seguradora e competência
Ao receber, a conciliação deve identificar automaticamente três situações: recebimento exato, parcial e excedente. Cada uma tem tratamento diferente, e o que não fecha precisa virar pendência explícita, com opção de abatimento, desconsiderar e reconsiderar. Pendência tratada é o oposto de diferença ignorada.
Etapa 3, Antecipação, estorno e compensação
Antecipação total ou parcial precisa manter o saldo antecipado visível, para não ser recebida duas vezes. Estorno e devolução precisam apontar para a competência de origem. Compensação precisa deixar claro o que foi abatido de onde. É esse rastro que permite explicar qualquer número seis meses depois.
Etapa 4, Extrato bancário conciliado
Comissão só está de fato recebida quando entrou na conta. Importar o extrato em CSV ou XLSX, reconhecer o remetente por nome, aplicar regras de categorização e conciliar linha a linha, com a possibilidade de desfazer, é o que faz o caixa fechar com o banco e não com a expectativa.
Etapa 5, Repasse ao produtor com conferência
O repasse é onde a relação com a equipe se desgasta ou se fortalece. O fluxo saudável tem quatro elementos:
- Regra clara por usuário e por ramo, aplicada automaticamente.
- Conferência antes do pagamento, com o valor congelado no momento em que foi conferido.
- Extrato com balancete e impostos (ISS, IRRF) para o produtor consultar.
- Comprovante anexado ao pagamento, encerrando a discussão.
Vale lembrar de dois casos que costumam ficar fora da planilha: repasse de comissão de endosso e co-corretagem com outra corretora.
Etapa 6, Faturamento e inadimplência
Nos contratos em que a corretora fatura o cliente, o ciclo se completa com fatura por apólice e por subestipulante, parcelas, boleto, nota fiscal e cobrança automática de inadimplência. Comissão não recebida por parcela não paga é um problema de cobrança, não de conciliação, e precisa aparecer como tal.
O resultado esperado
Quando essas seis etapas estão no mesmo sistema, o fechamento deixa de ser reconstrução e passa a ser conferência: o previsto está lá, o recebido está conciliado, a pendência está identificada e o repasse sai com extrato e comprovante. O tempo economizado é grande, mas o ganho principal é outro, passar a confiar no número.
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